Cualquiera puede usar Trello, es muy simple. Otra cosa muy distinta es saber usar Trello para tu negocio.
El problema viene cuando empiezas a crear tableros a mansalva y pierdes la perspectiva, o lo que es peor, se te escapan cosas.
Llevo más de 2 años usando Trello de forma intensiva a diario en el negocio de un cliente. He probado muchas metodologías y, a fecha de hoy, puedo sacar algunas conclusiones.
En Trello menos es más.
Sí, cuantos menos tableros mejor. Si sólo tienes uno, pues mejor.
No obstante, con la cantidad de tareas simples que tienes que realizar, lo mejor es crear los tableros en función de la temática en vez de por proyectos.
Soy practicante de la metodología GTD y mi herramienta principal es Facilethings , pero entiendo que no todos los negocios están preparados para dar un salto tan radical en su sistema de organización. Mi recomendación es ir mejorando poco a poco, sin dolor, por eso recomiendo Trello.
No quiero decir que Trello y Facilethings sean incompatibles, yo uso ambas, pero sí que me parece Trello un poco más flexible y un paso intermedio entre no organizarse nada y pasarse a GTD radicalmente.
Si creas un tablero por proyecto al final tendrás cientos de tableros, y eso es ingobernable para cualquiera.
Mi recomendación es:
- Un tablero principal para ver la situación global de un vistazo.
- Un tablero secundario en el que registras todas las obras, estudios o reformas.
- Uno o más tableros si tienes muchas tareas que se repiten a diario, por ejemplo, “Presupuestos”.
- Uno o más tableros si sois muchos en la empresa y una persona se va a encargar de un aspecto en concreto o de una categoría de tareas. Esa persona será la responsable de ese tablero.
En el curso se explica todo esto.
La mejor forma de usar Trello surge de proponer, probar, rectificar, volver a probar.
Lo mejor es probar. Hasta que no pruebes no darás con la fórmula exacta para tu negocio.
Tienes que dedicar un momento a pensar una estructura de tableros y columnas. En mi curso te propongo una, pero puede haber muchas más.
En cuanto empieces a trabajar con Trello te darás cuenta de si te está funcionando. Puedes chequear los siguientes puntos:
- ¿Se me olvidan las tareas con este sistema?.
- ¿Mantengo una visión global de mi negocio en todo momento?.
- ¿Soy capaz de hacer seguimiento de las tareas que dependen de los demás?.
- ¿Encuentro la información que necesito rápidamente?.
- … etc…
En la academia tengo un curso de Trello. tienes más información de la academia aquí.
Pero hay algo mucho mejor que Trello…
La verdad es que ya no uso Trello, ahora uso Airtable.
Si quieres saber un poco más sobre Airtable e incluso ver un vídeo gratuito de cómo se puede usar en temas de nuestro gremio, echa un ojo a este artículo.
