Histórico de proyectos en Trello

Este artículo surge de la pregunta de un alumno en la relación al uso de Trello para un estudio de arquitectura y construcción

Quería consultarte el sistema que consideres más eficaz para organizar los tableros y las tarjetas adaptados al estudio.

Es cierto que se necesita una lista donde vayan llegando todas las tareas a realizar, ya sean de inmediato o a medio-corto plazo.

Pero si coloco un solo Tablero “Principal”, pierdo de vista las tareas que corresponden a cada proyecto. Me interesa tener un histórico de cada proyecto.

¿Cómo haga compatibles estas dos necesidades? ¿Con la asignación de etiquetas a las tarjetas, que correspondan a cada proyecto?

Todo esto para evitar tener que hacer un tablero para cada proyecto, que no lo veo muy práctico.

Pues como bien apunta el alumno, yo creo que la asignación de etiquetas es una buena solución.

¿Qué haría yo?
  1. Establecer un sistema de codificación y mantenerlo vigente en google hoja de cálculo (GHC).
  2. Asignar etiquetas a las tarjetas de Trello que pertenezcan a un mismo proyecto.
  3. Aprender a buscar en Trello de manera efectiva y añadir algunos marcadores de las búsquedas más frecuentes.

Establecer un sistema de codificación y mantenerlo vigente en google hoja de cálculo (GHC).

Supongo que ya se está utilizando algún tipo de numeración de proyectos, algo del tipo:

 2017-0001   Piscina Municipal

o

12345   Piscina Municipal

y si no se está haciendo pues recomiendo empezar a controlar cada encargo con un CÓDIGO de CONTROL.

Yo utilizaría una hoja de Cálculo en Google Drive para llevar este seguimiento. Recomiendo ver el curso de Factureitor para aprender a enlazar una hoja de clientes con otra de “productos”, aunque en este caso sería “proyectos”. Esta misma manera de CODIFICAR podemos utilizarla en nuestro panel de Proyectos en Streak, así todo sigue una misma coherencia.

Las ventajas de tener el listado en Google Drive es que siempre está actualizado para todos los usuarios y disponible en cualquier dispositivo. Además podemos utilizar las “vistas de filtro” para filtrar “Proyectos” por cliente, por ejemplo.

 

 

Truco

Crea una carpeta en la barra de marcadores de Google Chrome llamada “Clientes”. En esa carpeta puedes guardar muchos enlaces interesantes, por ejemplo el que te lleva directamente a tu “archivo de proyectos” o “clientes”.

Asignar etiquetas a las tarjetas de Trello que pertenezcan a un mismo proyecto

Decíamos en el curso de Trello que era conveniente tener un tablero principal para no perder el foco de todo lo que teníamos entre manos. Podemos crear en este mismo tablero una columna de “Archivo de Proyectos” . Otra opción es seguir usando la columna “Terminado” pero esto puede provocar “más follón” a la hora de recuperar las tarjetas correspondientes a proyectos con las otras tarjetas de tareas variadas.

Por supuesto, existe otra opción que sería crear un nuevo Tablero específicamente para el asunto “Archivo de proyectos” y añadir, si fuese necesario, distintas columnas atendiendo a otros criterios de clasificación como “Año”, “Clientes importantes o recurrentes”, etc…

Lo mejor es probar qué se adapta mejor al estilo de cada profesional. Ante la duda recomiendo hacer una nueva columna en el tablero ” Principal ” de tu negocio.

 

Ahora toca asignar a cada tarjeta que lo requiera la etiqueta correspondiente al proyecto. Ya sabemos que en Trello se pueden elegir distintos colores para cada etiqueta.

 

 

Para gestionar los nombres y colores de las etiquetas hay que acceder al “Menú”.

 

Bien hasta aquí ¿no?.

Ahora vamos a ver cómo gestionar las búsquedas.

Aprender a buscar en Trello de manera efectiva y añadir algunos marcadores de las búsquedas más frecuentes.

En el propio tablero de Trello hay un buscador.

Si queremos hacer una búsqueda de las tarjetas que tengan una etiqueta en concreto, en vez de escribir sólo el nombre de la etiqueta, es mejor usar el filtro “label” tal y como se recomienda en la ayuda de Trello.

 

Así que escribiremos  “label:2017-01234”, sustituyendo estos números por los que hayas establecido tú.

 

Otra ventaja de usar este método de “label” es que la búsqueda es mucho más rápida.

 

 

Truco
Siempre recomiendo que, de vez en cuando, echemos un ojo a las ayudas que ofrecen las herramientas que tratamos en la academia. Trello, Tumblr, Slack, … tienen unas “ayudas” cojonudas. No dejes de visitarlas.

 

La versión gratuita de Trello no permite “guardar las búsquedas” (por ahora), pero podemos hacer CLIC en la flecha para que se abra una nueva pestaña y guardar esa página como Marcador en Google Chrome.

 

 

>