Herramientas de organización y productividad para un aparejador

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Google Chrome.

Herramientas de organización: Google Chrome

Es un navegador web cuya principal virtud es la de mantener sincronizados tus datos entre distintos equipos. Si inicias sesión en el navegador, tus datos quedarán almacenados en la nube y estarán disponibles cuando cambies de ordenador.

Yo lo veo como mi despacho en la nube. En Google Chrome tengo guardados mis marcadores (favoritos), aplicaciones web y las extensiones que me hacen la vida mucho más fácil.

Dentro de un mismo ordenador puedes tener varias sesiones abiertas de Google Chrome y que varios usuarios utilicen el navegador sin mezclar sus datos. También puedes usar varias sesiones para diferenciar el rol que ejecutas en cada momento: personal, técnico, consultor, etc…

Si quieres saber más sobre Google Chrome puedes leer este artículo.

Google Drive.

Herramientas de organización: Google Drive

Es un lugar de almacenamiento de archivos en la nube, en el que además puedes ejecutar aplicaciones web. Es decir, que no sólo podrás guardar en Google Drive archivos excel, si no que también podrás editarlos.

Google Drive es mi disco duro particular. Allí guardo mis fotos, las facturas, la documentación del coche, manuales de instrucciones, etc…  Como dispone de aplicación móvil siempre puedo consultar los archivos. Incluso puedes seleccionar qué archivos estarían disponibles sin conexión.

En el Pc podrás activar la sincronización de Google Drive, del total o de sólo unas carpetas seleccionadas.

Otros servicios de Google, como Gmail, permiten acceder a los archivos de Drive para insertarlos como documentos adjuntos. También puedes guardar los archivos que acompañan a un email directamente en Google Drive.

Algo más a destacar es la posibilidad de compartir los documentos alojados en Google Drive con otros usuarios. Las personas que selecciones podrán editar o, simplemente visualizar los documentos. Cualquiera de estas acciones es reversible.

Trello.

 

Herramientas de organización: Trello

Es una herramienta de gestión de tareas, o como ellos mismos dicen, Trello es la manera gratuita, flexible y visual de organizarlo todo con cualquiera.

En mi caso lo utilizo en Cristal Chafiras para organizar las tres actividades fundamentales: medir, presupuestar e instalar. Tengo un tablero para cada actividad y utilizo las columnas según cada tablero. En el tablero de “instalaciones” utilizo una columna para “pendientes de realizar”, otras dos columnas para la “semana actual” y “semana próxima”, y una última columna para “terminadas”.

Cada tarea que tengas que realizar la puedes asociar a una tarjeta. Las tarjetas se pueden desplazar entre columnas que pueden simbolizar distintas fases del proceso. Las columnas se organizan en tableros. Además cada tarjeta puede contener mucha información: descripción, imágenes, archivos adjuntos, fecha, comentarios, personas asociadas, etc…

Podemos integrar Trello con otras aplicaciones como Slack (sistema de comunicación entre equipos), IFTTT (automatismos) y Sunrise (calendario).

La organización que te puede ofrecer Trello está lejos de ayudarte a implementar GTD, pero es una buena herramienta para realizar tareas repetitivas en puestos de trabajo rutinarios.

 

Facilethings

Herramientas de organización: facilethings

 

Facilethings es la mejor herramienta que conozco para implementar GTD.

GTD es el sistema de organización inventado por David Allen y que tanta aceptación ha tenido a nivel mundial. Puedes aprender más sobre el tema en este artículo.

La aplicación Facilethings es de pago, pero es muy barata y además te permite un mes de prueba, tiempo suficiente para comprobar todas sus virtudes.

Se integra con el calendario de Google, con Evernote y Dropbox. Tiene aplicaciones web y móvil, tanto para Android como para iOs.

 

Sunrise

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Se trata de un calendario que unifica otros calendarios.

Es probable que utilices Google Calendar para gestionar tus citas. También es probable que te hayas animado a probar #Trello para organizar tus tareas. Entonces, lo normal, sería que quisieses ver en un sólo lugar las citas de Google Calendar y las de Trello; bien, pues para eso te recomiendo Sunrise.

En cuanto a su integración con Trello, vas a poder seleccionar qué tableros añadir al calendario.

Es posible exportar los calendariso de Trello y sincronizarlos directamente con Google Calendar, sin embargo, el proceso de actualización entre los dos servicios no es instantáneo.

Sunrise es multiplataforma, por lo que podrás acceder al calendario desde el pc, móvil o tablet. Permite añadir todas la cuentas que quieras de Google , iCloud, Outlook, Facebook, Twitter, Linkedin, Evernote, Eventbrite y muchas más.

 

(próximamente más).