Cómo mejorar la comunicación en estudios de arquitectura, empresas de construcción y colegios de aparejadores

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Una buena comunicación dentro de cualquier organización

 

depende de 3 factores.

 

De que se haga bien, es decir, de su eficiencia.

 

de que se haga con un propósito en beneficio del propio Equipo. De forma efectiva.

y

del compromiso del propio Equipo en utilizar el sistema elegido.

 

Vamos a ver a qué me refiero exáctamente en cada uno de estos factores.

 

De que se haga bien, con eficiencia.

Si ponemos como ejemplo el uso del email, se considerará que un email está bien hecho si contiene un texto en el campo “Asunto” fácil de interpretar por el destinatario. Enviar un email sin “Asunto” es una cabronada para el que lo recibe y, bajo mi punto de vista, una falta de cuidado inadmisible por parte del emisor. Es como si te dijese, “ahí va eso!”, y a ver qué haces con ello. El email debería tener un texto bien redactado, que contuviese al menos un saludo inicial, un contenido que desarrolla el asunto del email y una despedida.

Si quieres dominar el arte de la comunicación por email, te recomiendo el curso de Carlos Burges ¿Cómo contactar con la gente y que te respondan?.

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Otro ejemplo de buen uso del email es el de evitar saturarlo con archivos adjuntos de tropecientos megabytes. Con las múltiples posibilidades que existen hoy en día de transferir archivos grandes, no tiene sentido adjuntar vídeos de 40 mb, ni 10 archivos correspondientes a un proyecto. Es mucho más eficiente utilzar una carpeta en Google Drive y compartir el acceso a esa carpeta , por ejemplo.

En cuanto a la privacidad de las personas, también se considera de buena práctica, ocultar las cuentas de correo de los destinatarios que nosotros conocemos pero que no se conocen entre ellos. Me refiero a los casos en los que enviamos publicidad o comunicados genéricos.

Así que el “hacerlo bien” implica saber cómo utilizar la herramienta de comunicación y aprovechar sus posibilidades.  Sobre el uso del email puedes leer este otro artículo en el que se detallan técnicas que te harán ganar mucho tiempo.

 

De que se haga con un propósito alineado con los intereses de la Organización. Que sea efectivo.

Un email siempre tiene un propósito, aunque este, a veces, sólo sea hacer perder el tiempo. Por eso especifico que sea un propósito en beneficio de la Organización.

Entre la saturación tan grande de información externa que nos llega, y lo poco organizados que somos gestionándola, deberíamos reprimirnos y tratar de evitar emails con chistes, enlaces a páginas poco relevantes y temas particulares. Pare todo eso es mejor contar con el correo privado del destinatario y enviárselo a esa cuenta.

 

Del compromiso de los miembros por utilizar el sistema empleado.

Usemos el email, usemos Whatsapp, usemos el móvil o el novedoso Slack, pero usemos algo y comprometámonos a seguir los criterios establecidos.

De nada sirve usar bien una herramienta y con un propósito adecuado, si luego no hay un compromiso firme, por parte de todos los integrantes, de que van a utilizar ese sistema.

Como consecuencia, sobre todo del segundo apartado, del uso poco profesional de los sistema de comunicación, me ocurre la paradoja de que me resulta imposible comunicarme con integrantes de mi propio equipo de trabajo.

Cuando les pregunto por qué no me contestaron al correo, al whatsapp o a la llamada telefónica, me dicen que tienen saturado su whatsapp, su correo y su lista de llamadas perdidas. ¿Entonces cómo demonios nos comunicamos? Le pregunto.

Al final, los sistemas de comunicación entre organizaciones son un mezcladillo de herramientas, desorganizado, reiterativo y muy poco fiable.

Y si no, dime si no te ha ocurrido alguna de estas situaciones.

Enviar el email a varias cuentas de correo de un mismo destinatario por no saber cuál es la que suele leer.

Volver a enviar el mismo email porque le ha desaparecido.

Tener que llamar por teléfono para verificar si le ha llegado el email.

Enviar un whatsapp para recordar que le has enviado un email.

Verificar por teléfono la llegada de un fax.

y un largo penoso etc…

 

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Y es que establecer un sistema de comunicación es muy importante dentro de una empresa u organización, sin embargo no es nada evidente ni mucho menos sencillo.

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Slack. Una propuesta muy interesante.

Quizá el sistema de comunicación definitivo que estás buscando para tu equipo de trabajo.

Hace varios meses, leyendo mi principal fuente de información, descubrí gracias a Wwwhatsnew la herramienta Slack. De entrada me pareció muy interesante, así que me creé una cuenta y empecé a experimentar. Me encanta probar aplicaciones web, es mi debilidad.

Si visitas su web, te encontrarás con un vídeo de lo más atrayente, en el que se ve a un equipo de trabajo utilizando Slack para comunicarse. Además, como ellos mismos anuncian, es el sistema de comunicación que utilizan para enviar robots a Marte o para detectar neutrinos en el polo ¿sur?.  Por suerte sé lo que es un neutrino porque escucho a mi amigo El Explicador en Ivoox. Me encanta escuchar ciencia y tecnología mientras conduzco. Te lo recomiendo.

¿En qué consiste Slack?

Slack te permite crear un equipo de trabajo asociado a un dominio, como por ejemplo, aparejadorivan.slack.com. Ese equipo es el lugar de encuentro del resto de integrantes. Cada integrante tendrá que crear una cuenta en Slack y solicitar acceso al Equipo creado. Una misma cuenta puede pertenecer a distintos equipos. En mi caso, por ejemplo, con mi cuenta accedo a varios grupos de marketing, además de al grupo Cristal Chafiras y mi querido Aparejadorivan.

Dentro de cada Equipo se pueden establecer varios “Canales”, tantos como se quieran. Por ejemplo, en una empresa de construcción, podría crearse el Equipo ConstruccionesPepe.slack.com, y a su vez, establecer distintos “Canales” para tratar por separado varios aspectos de la empresa: facturación, presupuestos, personal, Obra Hospita, Eventos y Ferias, Publicidad, Formación , etc…

Los canales pueden ser de públicos para todos los integrantes o privados para determinados miembros.

Los miembros del equipo pueden escribir en los distintos canales, como si en el muro de una red social se tratase. Se pueden añadir enlaces y archivos, todo va a parar a Slack. Además, el resto de integrantes puede realizar comentarios sobre los archivos compartidos.

También es posible la comunicación privada entre dos miembros o entre un grupo de hasta 8 integrantes. O si se prefiere, se puede escribir de manera pública pero mencionando a otros usuarios. En definitiva, que incluye las formas de comunicación más habituales.

Compartir archivos en Slack.

El siguiente punto fuerte de Slack es su gestión de archivos. La comunicación diaria, sobre todo por email, se emplea para para enviar documentos entre miembros del equipo. Este sistema, como comenté más arriba, es poco práctico. Los archivos en dónde mejor están es en carpetas, bien sea en la nube o en un servidor propio, pero localizables por todo el mundo.

Slack permite que añadamos archivos al “Equipo” y los ubiquemos dentro de los distintos “Canales”. Podríamos, por ejemplo, subir el contrato de un proyecto al “Canal” correspondiente a esa obra, o plantillas de “Seguridad y Salud”, “Procedimientos”, “Logotipos”, etc…

Para facilitar el que se encuentren esos archivos, dispone de un buscador instantáneo muy potente y accesible, en el que podremos filtrar los archivos por su nombre, procedencia, tipología, etc…

 

 

Integración de Slack con otros servicios web.

La posibilidad de conectar Google Calendar, por ejemplo, con Slack, permite que nos llegue una notificación de los eventos que tenemos anotados en el calendario. Si te acostumbras a Slack, podrás utilizarlo como sistema único de notificaciones para un montón de servicios, reduciendo y centralizando, el número de avisos que recibes en tu móvil.

En mi caso concreto, recibo notificaciones de Google Calendar, Trello, Mailchimp y de los canales RSS. Si un aparejador de mi lista de Feedly publica un artículo en su blog, a mi me llega un mensaje directo a través de Slack. A continuación puedo utilizar ese enlace para difundirlo en las redes sociales. O también, cuando alguien se apunta a mi lista de amigos por email (un privilegio, por cierto), yo me entero al momento. Todos estos avisos se podrían configurar para que nos llegasen por email, como es lo habitual, pero a mi me gusta más mantener ligera la “bandeja de entrada“.

 

En definitiva, que Slack es muy recomendable para usar en empresas de construcción, colegios oficiales de arquitectos, ingenieros o aparejadores, estudios de arquitectura y decoración, o equipos de trabajo como el que tenemos en el Manual del Aparejador en la Nube.

Si quieres probar y no tienes con quién, puedes apuntarte al Manual del Aparejador en la Nube y solicitar tu acceso al grupo de trabajo. Llevamos sólo un par de semanas utilizando Slack y la experiencia está siendo bastante satisfactoria.

Ya me cuentas.slackslac